Zgodnie z art. 694 [4] § 1 KPC „dokumenty, na których podstawie dokonuje się wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, składa się w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach”. Wskazać w tym miejscu należy, że poświadczenia urzędowego może dokonać jedynie notariusz lub konsul, a także organ administracji publicznej w zakresie jego kompetencji.
Szczególne przepisy dotyczące postępowania rejestrowego wykluczają stosowanie ogólnych reguł Kodeksu postępowania cywilnego, które umożliwiają poświadczanie za zgodność z oryginałem dokumentów z mocą poświadczenia urzędowego. Wobec powyższego nie mogą być podstawą wpisu do KRS kserokopie i dokumenty poświadczone za zgodność przez profesjonalnego pełnomocnika (adwokata lub radcę prawnego), przy czym wyjątkiem będzie jedynie udzielone pełnomocnictwo, które sam pełnomocnik może uwierzytelnić.
Dołączenie kserokopii dokumentu zamiast oryginału w konsekwencji może prowadzić do zwrotu wniosku przez sąd wraz ze wskazaniem, iż do dokonania wpisu konieczne jest przedstawienie sądowi oryginałów dokumentów będących podstawą do wpisu. W takim przypadku należy w terminie 7 dni złożyć ponownie formularze wraz z dołączonymi oryginałami dokumentów oraz pismem przewodnim, w którym wnioskodawca wniesie o ponowne rozpatrzenie wniosku przez sąd wraz z zaliczeniem pierwotnie uiszczonej opłaty sądowej na poczet prawidłowo złożonego wniosku.
