Prokura jest bardzo popularną instytucją wykorzystywaną przez polskich przedsiębiorców. Wydaje się, że jako szczególnego rodzaju pełnomocnictwo, jej „powołanie” nie powinno przysparzać w praktyce większych trudności. Jednak, aby tak było konieczne jest zwrócenie uwagi na niewielką lecz znaczą różnicę pomiędzy ustanowieniem a udzieleniem prokury.
Na wstępie chciałbym wskazać kilka najważniejszych cech samej prokury. Przede wszystkim jest ona najszerszym pełnomocnictwem. Z tego względu ustawodawca zdecydował, że będzie ona podlegała obowiązkowemu ujawnieniu w KRS danego przedsiębiorcy. Konsekwencją takiego rozwiązania jest to, że prokury mogą udzielać wyłącznie przedsiębiorcy, którzy są wpisywani do tego rejestru – np. handlowe spółki osobowe i kapitałowe. Prokura obejmuje uprawnienie do dokonywania wszystkich czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem danego przedsiębiorstwa i co do zasady nie może być ograniczona ze skutkiem wobec osób trzecich.
Szukając informacji o samej prokurze można napotkać dwa podobne pojęcia: „ustanowienie prokury” oraz „udzielenie prokury”. Mimo, że pierwsze wrażenie może skłaniać ku interpretacji, że są to wyrażenia synonimiczne, to tak w istocie nie jest. Wręcz przeciwnie - bardzo istotne jest odróżnienie tych pojęć.
Ustanowienie prokury jest czynnością o charakterze wewnętrznym przedsiębiorstwa i należy je zakwalifikować do zakresu prowadzenia spraw spółki. Zatem samo ustanowienie prokury ma doniosłe znaczenie tylko wobec podmiotów działających w strukturach danej jednostki – np. wspólników lub zarządu. Warto zwrócić uwagę, że jest to czynności dokonywania przez spółkę w drodze jednostronnego oświadczenia woli – np. w formie uchwały zarządu danego przedsiębiorstwa.
Natomiast samo udzielenie prokury jest niejako czynnością wtórną do jej ustanowienia. Po złożeniu skutecznego oświadczenia spółki możliwe będzie jej pisemne udzielenie konkretnej osobie. Co więcej, istnieje możliwość, aby czynności ustanowienia prokurenta i udzielenia prokury zostały dokonane jednocześnie. Taka sytuacja jest dopuszczalna gdy, przyszły prokurent brał udział w powzięciu stosownej uchwały i następnie otrzymał odpowiedni dokument.
Samo udzielenie prokury jest czynnością zewnętrzną, dokonywaną na podstawie wcześniejszego jej ustanowienia oraz zgodnie z zasadami reprezentacji spółki. Co ważne, udzielenie prokury dla swojej ważności wymaga formy pisemnej. Jak wspomniałem na wstępie, konieczne jest również dokonanie odpowiedniego wpisu do Rejestru Przedsiębiorców KRS.
W konsekwencji powyższego należy uznać, że mimo podobnego znaczenia nazw analizowanych czynności z punktu widzenia języka potocznego, są to dwie odmienne czynności. Prawidłowe i skuteczne powołanie prokury wymaga ich odróżnienia i dokonania we właściwy sposób tj. w odpowiedniej kolejności i zgodnie z zasadami reprezentacji danego podmiotu.
