W celu zachowania formy pisemnej czynności dokonywanych na podstawie Kodeksu cywilnego, jak i zachowania formy pisma procesowego w postępowaniu cywilnym, pod każdym z oświadczeń woli, konieczne jest złożenie podpisu. Należy stwierdzić jednak, że ani Kodeks cywilny, ani Kodeks postępowania cywilnego nie definiują pojęcia podpisu, ani nie wskazują jakie cechy powinien on mieć (w przypadku KC, art. 78 zawiera określenie własnoręczny – ale de facto nie jest to sformułowanie, które w jakikolwiek sposób zbliża nas do rozstrzygnięcia postawionego w tytule niniejszego wpisu pytania).
W takim przypadku należy sięgnąć do orzecznictwa sądów powszechnych oraz Sądu Najwyższego. W praktyce sądowej odróżniane są wyraźnie pojęcia – parafy oraz podpisu. W opinii sądów parafa to skrót imienia i nazwiska, najczęściej dwuliterowy, a czasami nawet jednoliterowy. Sądy wyraźnie zaznaczają, że taki symbol graficzny nie może służyć do indentyfikacji osoby podpisującej (tzn. w niektórych przypadkach mogłaby wystąpić taka możliwość, ale w większości przypadków parafa nie będzie miała właściwości pozwalających na wskazanie indywidualnych cech osoby który dany znak kreśliła). W związku z tym sądy zachowawczo stwierdzają, że parafa nie może zastąpić podpisu.
Sądy zaznaczają natomiast, że pożądanym stanem byłoby podpisanie się własnoręcznie i wyraźnie imieniem i nazwiskiem. Takie stwierdzenie w kontekście wcześniejszych rozważań wystarcza do zauważenia problemu, że pomiędzy wyraźnym podpisaniem się imieniem i nazwiskiem, a dwuliterową parafą znajduje się całe spektrum innych przypadków wymagających analizy. Zasadniczo można stwierdzić, że sądy dopuszczają podpis samym nazwiskiem. Tym bardziej za dopuszczalne należy uznać kombinacje takie jak nazwisko z pierwszą literą imienia oraz nazwisko z częścią imienia. Podpisanie się samym nazwiskiem, również może mieć różne formy. Otóż, podpis może być niewyraźny, niepełny albo niewyraźny i niepełny. Taką formę podpisu również często uznaje się za ważny podpis. Przykładem mogą być znane z obrotu prawnego podpisy, w których początek nazwiska jest całkiem wyraźny, ale z czasem zamienia się w niewyraźny szlaczek. Taki podpis z pominięciem końcówki nazwiska lub z pominięciem części liter, może być uznany za ważny podpis jeśli oddaje indywidualne cechy piszącego, jeśli można uznać że piszący chciał podpisać się pełnym imieniem i nazwiskiem oraz gdy takiej formy podpisu stale używa (wyrok SN z dnia 27 kwietnia 2016 r., II CSK 518/15) .
Na podstawie powyższych rozważań, można wysnuć kilka wniosków. Po pierwsze, nie wolno zastępować podpisu parafą/parafami. Po drugie, najlepszą formą podpisu jest własnoręczny, wyraźny podpis pełnym imieniem i nazwiskiem. Po trzecie, sądy uznają czasami za ważny podpis taki, który nie zawiera pełnego nazwiska. Jednak w takich sytuacjach należy wykazać, że taka forma podpisu wystarczająco wskazuje na indywidualne cechy podpisującego, a także że podpisujący chciał podpisać się pełnym nazwiskiem oraz że piszący zazwyczaj używa takiej formy podpisu.
