W świetle obowiązujących przepisów żadnych wątpliwości nie budzi możliwość uczestnictwa wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w zgromadzeniu wspólnika przez pełnomocnika, o czym wprost stanowi art. 243 § 1 k.s.h. Zgodnie natomiast z § 2 powyższego artykułu, pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności i dołączone do księgi protokołów.
Z drugiej strony oczywistym jest, że zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga uchwały powziętej przez zgromadzenie wspólników, a przedmiotowa uchwała powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza (art. 255 § 1 i § 3 k.s.h.).
Wobec powyższego pojawia się pytanie, czy pełnomocnictwo do uczestnictwa i wykonania prawa głosu w zgromadzeniu wspólników, na którym ma zostać podjęta uchwała o zmianie umowy spółki, może być udzielone w zwykłej formie pisemnej, czy też musi zostać sporządzone przez notariusza. Zgodnie bowiem z art. 99 § 1 k.c., jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.
Biorąc zatem pod uwagę literalną wykładnie powyższych przepisów wydawać by się mogło, iż pełnomocnictwo do podjęcia uchwały o zmianie umowy spółki powinno być sporządzone w tej samej formie co uchwała, a zatem w formie notarialnej. Wniosek taki nie jest jednak słuszny.
Jak się bowiem wskazuje w literaturze przedmiotu (J. Strzępka (red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Wyd. 6, Warszawa 2013), pełnomocnik ustanowiony przez wspólnika nie uczestniczy w samej czynności sporządzania zmiany umowy spółki, która wymaga formy notarialnej, a „jedynie” bierze udział w zgromadzeniu wspólników i wykonuje prawo głosu, dla których to czynności wystarczająca jest zwykła forma pisemna (zgodnie z art. 243 § 2 k.s.h.).
Podsumowując zatem powyższe wywody miejmy na względzie, że pełnomocnictwo udzielone przez wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością uprawniające do udziału i oddania głosu w zgromadzeniu wspólników może być udzielone w zwykłej formie pisemnej i to nawet wówczas, kiedy podejmowana przez zgromadzenia uchwała wymaga formy aktu notarialnego.
