Kwestie dowodu z dokumentów w postępowaniu cywilnym zostały przez ustawodawcę szczegółowo opisane w Kodeksie postępowania cywilnego w art. 243 [1] – 257.
Dwa podstawowe przepisy wskazują, że „Dokumenty urzędowe, sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone.” (tak art. 244 § 1 Kpc) oraz „Dokument prywatny sporządzony w formie pisemnej albo elektronicznej stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie.” (tak art. 245 Kpc).
Z treści tych przepisów wynika, że dowodem może być jedynie oryginał dokumentu, a nie jego kopia. Przepisy wyraźnie bowiem stanowią, że „Strona powołująca się w piśmie na dokument obowiązana jest na żądanie przeciwnika złożyć oryginał dokumentu w sądzie jeszcze przed rozprawą.” (tak art. 129 § 1 Kpc). W przypadkach wskazanych w ustawie strona może przedłożyć poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię (odpis) dokumentu, ale tu ustawa zastrzega, że „Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, sąd, na wniosek strony albo z urzędu, zażąda od strony składającej odpis dokumentu, o którym mowa w § 2, przedłożenia oryginału tego dokumentu.” (tak art. 129 § 4 Kpc).
Co zatem w sytuacji, kiedy strona nie przedłoży oryginału dokumentu, ale jedynie jego kopię? Takie zachowanie może zostać negatywnie ocenione przez sąd, który nie przyzna takiej kopii waloru dowodowego.
W jednym z orzeczeń dotyczącym ustanowienia służebności przesyłu, sąd oddalając zarzut zasiedzenia służebności wskazywał, że „nie przeprowadził dowodu z kserokopii dołączonych do odpowiedzi na wniosek, wskazując w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia, że nie uznaje ich za dokumenty w rozumieniu art. 244 i 245 Kpc, przy czym stanowisko to nie było podważane w apelacji. Jest ono zaś niewątpliwie trafne, gdyż dokumentem urzędowym (art. 244 Kpc) oraz prywatnym (art. 245 Kpc) jest tylko jego oryginał (tak również uchwała Sądu Najwyższego z 29 marca 1994r., III CZP 37/94, publ. OSN 1994/11/206), względnie odpis poświadczony za zgodność z oryginałem w przewidziany prawem sposób, a więc np. przez występującego w sprawie fachowego pełnomocnika (adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, radcę Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa – art. 129 § 3 Kpc). Wymogu takiego nie spełniają kserokopie, przy czym brak jest podstaw do poszukiwania mocy dowodowej kserokopii w art. 308 Kpc, gdyż odmienne ujęcie prowadziłoby do obejścia przepisów o dowodzie z dokumentów (tak: wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 24 listopada 2010 r., sygn. I ACa 831/10, LEX nr 898656). Wyeliminowanie kserokopii opisanych wyżej dokumentów z materiału dowodowego sprawy powoduje, że twierdzenia uczestnika o dacie objęcia przez jego poprzednika prawnego w posiadanie służebności gruntowej nie znajdują żadnego oparcia, a trzeba zauważyć, że zostały one zaprzeczone przez wnioskodawczynię w piśmie procesowym (…) i swego stanowiska w tym zakresie wnioskodawczyni nie zmieniła również w postępowaniu apelacyjnym, podkreślając w odpowiedzi na apelację trafność poglądu Sądu I instancji.” (tak Sąd Okręgowy w Poznaniu Wydział XV Cywilny Odwoławczy w postanowieniu z dnia 18 listopada 2016 r., sygn. XV Ca 755/16, źródło: Portal Orzeczeń Sądów Powszechnych).
Jest to dość restrykcyjne stanowisko, bo właśnie w sprawach przesyłowych spotykałem się z twierdzeniem, że „choć istotnie kopia tego rodzaju nie ma cech dowodu z dokumentu, to jednak nie występują formalne przeszkody, by dowód tego rodzaju przeprowadzić w trybie art. 308 § 1 Kpc. Na względzie mieć należy przy tym znaczny okres, jaki upłynął od powstania projektu i związane z tym wątpliwości co do tego, czy znajdująca się w archiwum przedsiębiorstwa wersja to oryginał, czy też kopia (zmiany podmiotowe powodowały bowiem przechodzenie dokumentacji z rąk do rąk). Sam sposób sporządzenia kopii złożonych do akt nie budzi natomiast uzasadnionych wątpliwości co do ewentualnego jej podrobienia lub przerobienia.” (tak Sąd Okręgowy we Wrocławiu II Wydział Cywilny Odwoławczy w postanowieniu z dnia 11 lipca 2016 r., sygn. II Ca 1854/14, niepubl.).
Przypomnę tylko, że wspomniany art. 308 Kpc stanowi, że „Dowody z innych dokumentów niż wymienione w art. 243 [1] Kpc (tj. dokumentów zawierających tekst, umożliwiających ustalenie ich wystawców), w szczególności zawierających zapis obrazu, dźwięku albo obrazu i dźwięku, sąd przeprowadza, stosując odpowiednio przepisy o dowodzie z oględzin oraz o dowodzie z dokumentów.”
Przyznam, że nie są mi znane powody tak znacząco odmiennego podejścia to tej samej kwestii w zasadzie analogicznym stanie faktycznym. W mojej ocenie kopia dokumentu może stanowić dowód w sprawie w oparciu o wspomniany art. 308 Kpc jedynie w sytuacji, kiedy strony nie kwestionują treści kopii takiego dokumentu, ale w sytuacji kiedy jedna ze stron, od której taka kopia nie pochodzi go kwestionuje zastosowanie w/w przepisu prowadzi do przerzucenia na nią ciężaru dowodu w zakresie prawdziwości tego dokumentu, co jest sprzeczne z pozostałymi przepisami procedury cywilnej.
