Z przepisów kodeksu pracy wynika, że pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. W powszechnie panującym przekonaniu, przywołany wyżej przepis obliguje pracodawcę w sposób bezwzględny do udzielenia takiego urlopu - na każde żądanie pracownika. Należy jednak mieć świadomość, że to nie do pracownika należy ostateczna decyzja w kwestii wykorzystania urlopu w terminie przez niego wskazanym.
Każdy pracownik ma prawo do wypoczynku. Zasada zgodnie z którą „nie samą pracą człowiek żyje” znajduje odbicie w licznych przepisach regulujących problematykę przerw w pracy, odpoczynków dobowych, tygodniowych, dni wolnych od pracy jak również urlopów wypoczynkowych. Każdy pracownik ma prawo do corocznego, płatnego i nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Jego wymiar co do zasady wynosi 20 lub 26 dni z czego planowaniu podlega odpowiednio 16 lub 22 dni urlopu. Wynika to z tego, że 4 dni urlopu są udzielane w ramach tzw. urlopu na żądanie, który aby mógł być wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem – planowany z góry być nie może. Warto podkreślić, że wbrew obiegowym opiniom „ekspertów” urlop na żądanie nie jest żadnym dodatkowym ekstra urlopem – tylko 4 dniami wchodzącymi w zakres wymiaru urlopu danego pracownika.
Bardzo istotną dla prawidłowego korzystania z urlopu na żądanie jest czas i forma zgłoszenia zamiaru w omawianym zakresie. Zgodnie z kodeksem pracy pracownik zgłasza żądanie skorzystania z takiej formy urlopu „najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu”. Przyjmuje się, że zamiar skorzystania z omawianej formy urlopu powinien być zgłoszony najpóźniej przed rozpoczęciem dniówki roboczej pracownika. Przepisy nie wymagają szczególnej formy zgłoszenia żądania pracodawcy. Należy zatem uznać, że dopuszczalna będzie forma dowolna która daje pewność, że żądanie dotarło do przełożonego.
Samo zgłoszenie zamiaru skorzystania z urlopu na żądanie nie zamyka sprawy – inaczej mówiąc poinformowanie pracodawcy o potrzebie wybrania urlopu nie powoduje, że może już z niego korzystać. Niezbędne jest formalne udzielenie urlopu przez pracodawcę. W wyroku z dnia 16.09.2008 r., II PK 26/08 Sąd Najwyższy wskazał, iż nie ma żadnych racjonalnych argumentów, aby uznać, że do wykorzystania urlopu na żądanie pracownika wystarczające jest samo złożenie przez niego wniosku w tej sprawie. Pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu "na żądanie", dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody - czyli nie udzieli mu takiego urlopu.
Podsumowując, możliwość skorzystania przez pracownika z urlopu na żądanie wiąże się z koniecznością akceptacji wniosku pracownika co ma formę tzw. udzielenia urlopu. Rozpoczęcie korzystania z urlopu przez pracownika z pominięciem roli pracodawcy będzie stanowiło naruszenie obowiązków pracowniczych, szczególnie wskazanego w art. 100 § 2 pkt 1 k.p. obowiązku przestrzegania czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy. Ponieważ urlop na żądanie dotyczy często sytuacji nagłych, pracodawca nie powinien nadmiernie zwlekać z akceptacją nieobecności pracownika.
