Dzisiejszy wpis to kolejna część omawiania projektowanej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (dalej jako: „nowa ustawa”). Będzie on skierowany przede wszystkim do dużych podmiotów, takich jak polskie związki sportowe, a powody takiego stanu rzeczy wyjaśnię później. W tym tekście chciałbym przybliżyć zadania, funkcje i całą konstrukcję tzw. „sygnalistów”, czyli osób/organów powołanych do nadzorowania i przestrzegania zasad i przepisów regulujących działalność podmiotu zbiorowego.
Poprzednie wpisy dotyczące odpowiedzialności podmiotów zbiorowych opierały się przede wszystkim na porównywaniu rozwiązań z obowiązującej ustawy z nową ustawą, jednak taka funkcja jak „sygnalista” nie jest obowiązującej obecnie ustawie znana – jest to rozwiązanie w polskim ustawodawstwie nowe (do tej pory funkcjonujące jedynie w rozporządzeniu ministra rozwoju i finansów w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej, polityki wynagrodzeń oraz szczegółowego sposobu szacowania kapitału wewnętrznego w bankach), jednak praktyka, szczególnie w odniesieniu do działalności spółek zagranicznych, które w określonym zakresie podlegały przepisom dotyczącym zgodności z prawem podmiotów zbiorowych, pozwala na scharakteryzowanie tej instytucji jeszcze przed wejściem w życie nowej ustawy.
Zacząć należy od zdefiniowania omawianego pojęcia. „Sygnalista”, „Compliance Officer” czy „Whistleblower” to nazwy robocze, funkcjonujące w przestrzeni medialnej i korporacyjnej – w nowej ustawie sygnalistom poświęcono Rozdział 4 (i zawarte w nim art. 11-13), którego tytuł brzmi: „Odpowiedzialność podmiotu zbiorowego związana z działaniami wobec osób sygnalizujących nieprawidłowości”, mowa jest o „organach podmiotu zbiorowego, a w szczególności wyznaczonych organach podmiotu zbiorowego nadzorującego przestrzeganie zasad i przepisów regulujących działalność podmiotu lub osobach sprawujących nadzór wewnętrzny” i to można nazwać definicją legalną sygnalisty. W tym miejscu warto przytoczyć art. 11 ust. 1 nowej ustawy:
- Organy podmiotu zbiorowego, a w szczególności wyznaczony organ podmiotu zbiorowego nadzorujący przestrzeganie zasad i przepisów regulujących działalność podmiotu, lub osoby sprawujące nadzór wewnętrzny podejmują czynności, w ramach przysługujących im uprawnień, mające na celu wyjaśnienie zgłaszanych przez pracownika podmiotu zbiorowego, członka organu, osobę działającą w imieniu lub w interesie podmiotu zbiorowego na podstawie czynności prawnej informacji świadczących o:
1) podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego;
2) niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez organy podmiotu zbiorowego lub osoby, o których mowa w art. 5 ust. 2 pkt 2 lub art. 6 ust. 1 lub 2;
3) niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w działaniach organów podmiotu zbiorowego lub osób, o których mowa w art. 5 ust. 2 pkt 2 lub art. 6 ust. 1 lub 2;
4) nieprawidłowościach w organizacji działalności podmiotu zbiorowego, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego.
Wspomniane w tym przepisie art. 5 ust. 2 pkt 2 oraz art. 6 ust. 1 i 2 można nazwać katalogiem sytuacji, w których podmiot zbiorowy odpowiada za czyn zabroniony, czy to w zakresie popełnienia go przez kierownictwo, czy też wobec niedochowania należytej staranności w wyborze osoby uprawnionej do reprezentowania, podejmowania czynności w jego imieniu, sprawowania nadzoru, dopuszczonej do działania lub po prostu świadczącej pracę na rzecz podmiotu zbiorowego.
Uregulowanie statusu sygnalisty w akcie prawnym rangi ustawowej to rozwiązanie zaczerpnięte z systemów anglosaskich, a także francuskiego i holenderskiego, mające na celu nakłonienie podmiotów zbiorowych do prewencyjnego działania w zakresie zgodności z prawem.
Sygnalista to zatem „stróż prawa” wewnątrz podmiotu zbiorowego. Pierwszym „stadium” jego działania powinna być zawsze prewencja, polegająca na analizie ryzyka, ustaleniu przeciwdziałań i edukacji pracowników. Do ustawowych obowiązków sygnalistów należeć będzie jedynie przyjmowanie zgłoszeń i na tej podstawie przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego lub usunięcie stwierdzonych w jego ramach nieprawidłowości, jednak odpowiedzialność za niedochowanie zgodności działalności podmiotu zbiorowego z nową ustawą i niepodejmowanie czynności w tym zakresie poniesie właśnie sygnalista i to na dwóch płaszczyznach: faktycznej (pracowniczej), jako wyznaczony przez pracodawcę organ odpowiedzialny za przestrzeganie prawa przez podmiot zbiorowy oraz prawnej (ustawowej), gdyż wspomniany wyżej art. 6 ust. 1 pkt 1 odnosi się również do wyboru osoby uprawnionej do sprawowania nadzoru w podmiocie zbiorowym.
Nie wiadomo jeszcze jak będzie wyglądała praktyka względem statusu sygnalistów wobec nowej ustawy, jednak najprawdopodobniej to po stronie podmiotów zbiorowych będzie wymagane wykazanie wdrożenia odpowiedniego systemu gwarantującego zdolność z prawem, co z pewnością dotyczyć będzie w pierwszej kolejności dużych podmiotów, zwłaszcza tych posiłkujących się środkami publicznymi, jak wspomniane na wstępie polskie związki sportowe.
Formuła i obszerność bloga internetowego nie pozwala na wyczerpanie zagadnienia sygnalistów w jednym wpisie, zatem bardziej szczegółowe zadania tego typu organów omówię w kolejnym tekście.
Inne wpisy dotyczące nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych:
- organizacje sportowe jako podmioty zbiorowe
- zakres podmiotowy osób, za których działania będą ponosić odpowiedzialność podmioty zbiorowe
- nowe kary i środki karne wobec podmiotów zbiorowych na gruncie nowelizacji
