Rezygnacja członka zarządu z pełnienia funkcji jest czynnością jednostronną, niewymagającą potwierdzenia, np. w formie uchwały o odwołaniu, czy przyjęciu rezygnacji. Nie jest wymagana także zgoda pozostałych członków zarządu. Wskazać należy, że w przypadku rezygnacji członka zarządu spółki z o.o. wygasa jego mandat, a co się z tym wiąże także umocowanie do pełnienia funkcji. Zgodnie bowiem z art. 202 § 4 KSH „mandat członka zarządu wygasa również wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu.” Jednocześnie, zgodnie z art. 202 § 5 KSH do złożenia rezygnacji przez członka zarządu stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie, tj. art. 746 § 2 KC.
Rezygnacja może być złożona w każdym czasie, poprzez złożenie stosownego oświadczenia woli drugiej stronie. Co prawda umowa spółki może przewidywać ograniczenie rezygnacji do ważnych powodów, jednak nie stoi to na przeszkodzie do skutecznej rezygnacji. Co do zasady rezygnacja może być dokonana w dowolnej formie (KSH nie przewiduje tu żadnej szczególnej formy), jednak należy pamiętać że do celów dowodowych wymagane jest zachowanie formy pisemnej. Ponadto najistotniejszym jest, żeby zgodnie z art. 61 KC oświadczenie woli rezygnującego dotarło do adresata (tj. do spółki) w taki sposób, aby mógł się on zapoznać z jego treścią.
Kontrowersje i spory – zarówno w doktrynie i orzecznictwie – budzi właśnie określenie adresata tego oświadczenia. Co do zasady według przepisów KSH oświadczenie o rezygnacji powinno być złożone spółce. Zgodnie z przepisami regulującymi bierną reprezentację tj. art. 204 – 205 § 2 KSH oraz art. 372 – 373 § 2 KSH powinien nim być zarząd spółki lub jej pełnomocnik, o ile przepis szczególny lub umowa spółki nie stanowią inaczej. Niemniej w doktrynie, orzecznictwie i w praktyce odnajdujemy wiele rozbieżnych stanowisk co do tego, który organ konkretnie powinien być jego adresatem. W orzecznictwie spotkać się można m. in. z poglądem, że oświadczenie to powinno być złożone na ręce członków organu, który jest uprawniony do powołania następcy „rezygnującego”, a także radzie nadzorczej na ręce jednego z jej członków, a w razie jej braku – podczas zgromadzenia wspólników. Należy jednak pamiętać, iż kluczowym odbiorcą jest spółka, zatem złożenie omawianego oświadczenia o rezygnacji na biurze podawczym spółki z poświadczeniem wpływu lub wysłanie drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru powinno być wystarczające.
Po złożeniu rezygnacji przez dotychczasowego członka zarządu spółka ma obowiązek dokonać stosownych czynności zmierzających do wykreślenia składającego rezygnację z rejestru KRS. Zgodnie bowiem z art. 22 ustawy KRS: „wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej”.
