Mimo, że czerwcowe upały nie sprzyjają myśleniu o rachunkowości, z woli ustawodawcy, w połowie roku kalendarzowego, przychodzi nam dopełniać obowiązków dotyczących dokumentacji finansowej. Wynika to z 6-cio miesięcznego terminu na zatwierdzenie sprawozdania finansowego, ustanowionego w ustawie o rachunkowości.
Zgodnie z regulacjami tego aktu, podmioty zobowiązane do przygotowywania sprawozdań finansowych, mają obowiązek ich zatwierdzenia w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. W związku z tym, że w przypadku większości podmiotów dzień bilansowy wypada na koniec roku kalendarzowego, terminem na zatwierdzenie sprawozdania finansowego jest najczęściej 30 czerwca.
Samego aktu zatwierdzenia dokonuje organ nazywany przez ustawę o rachunkowości organem zatwierdzającym. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest to zwyczajne zgromadzenie wspólników, w przypadku spółdzielni – walne zgromadzenie członków, w przypadku spółki akcyjnej – walne zgromadzenie akcjonariuszy, a w przypadku spółek osobowych – właściciele.
Należy pamiętać, że do zatwierdzania nie można zabrać się dopiero 30 czerwca, gdyż pewnych obowiązków należy dokonać już przed samym zatwierdzeniem. Mianowicie kierownik jednostki organizacyjnej, najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem zatwierdzającym ma obowiązek udostępnić sprawozdanie finansowe odpowiednio - wspólnikom, akcjonariuszom i członkom.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego pociąga za sobą kilka skutków mających znaczenie dla działalności jednostki organizacyjnej:
- Dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego można dokonać podziału lub pokrycia wyniku finansowego netto jednostki – w innym przypadku podział będzie nieważny.
- W ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego powinno nastąpić zamknięcie ksiąg rachunkowych i otwarcie nowych ksiąg rachunkowych.
- W ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego kierownik jednostki organizacyjnej ma obowiązek zgłoszenia w odpowiednim rejestrze sądowym zatwierdzonego sprawozdania finansowego oraz uchwał zatwierdzających sprawozdanie.
Co do ostatniego z przedstawionych wyżej punktów należy dokonać kilka uwag. Na podstawie regulacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, zgłoszenia dokumentów finansowych w KRS dokonuje się jedynie w drodze elektronicznej. Zrobić to może jedynie kierownik jednostki organizacyjnej. W dokonaniu tej czynności kierownik może być zastąpiony jedynie przez właściwie umocowanego radcę prawnego lub adwokata.
Dodatkowo warto zaznaczyć, że ustawodawca w ustawie o rachunkowości spenalizował niezgłoszenie sprawozdania finansowego w ustawie o rachunkowości, ustanawiając sankcję za takie zaniechanie w postaci kary grzywny lub ograniczenia wolności.
Na podstawie powyższych uwag można zauważyć, że ustawodawca nałożył na przedsiębiorców całkiem sporo obowiązków dotyczących zatwierdzania sprawozdań finansowych. Mimo tego, że terminem ich wykonania jest najczęściej 30 czerwca, a w przypadku złożenia dokumentacji finansowej w rejestrze 15 lipca to należy pamiętać, że warto zająć się tymi obowiązkami odpowiednio wcześniej, aby na pewno wyrobić się z wykonaniem wszelkich powinności, gdyż jak widać ustawodawca traktuje wyżej opisane obowiązki dość poważnie.
