Sposób zgłaszania beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestrów Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) uregulowany jest w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych.
Zgodnie z zapisami tych aktów, zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego dokonuje się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a konkretnie za pośrednictwem strony internetowej. Tą stroną jest: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/. W formularzu zamieszczonym w tym portalu zamieszcza się dane beneficjentów i reprezentantów, a następnie zgłoszenie podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Dodatkowo jest możliwe złożenie informacji o beneficjentach bez formularza, poprzez złożenie pliku zgłoszenia w formacie xml, a następnie podpisanie całego zgłoszenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Najważniejszą informacją jest jednak to, kto może dokonać zgłoszenia. Osobami uprawnionymi do tego są wyłącznie osoby uprawnione do reprezentacji spółki. Oznacza to, że zgłoszenia nie można dokonać za pośrednictwem pełnomocnika, a więc to reprezentant spółki musi podpisać zgłoszenie swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (czyli przed zgłoszeniem musi zapewnić sobie możliwość korzystania z takiego rodzaju podpisów).
Procedury zgłoszenia muszą więc dokonać reprezentanci spółek. W przypadku spółek kapitałowych będą to najczęściej członkowie zarządu. Na ten moment nie mogą zlecić tego pełnomocnikom. Należy jednak pamiętać, że do zakończenia okresu przejściowego (do kwietnia 2020 r.) może to jeszcze ulec zmianie – podobnie jak było to ze zgłaszaniem sprawozdań finansowych przez system KRS, gdy początkowo mogli tego dokonywać jedynie reprezentanci podmiotów wpisanych do KRS, a potem ustawodawca i tak postanowił przyznać takie uprawnienie również radcom prawnym i adwokatom. Na ten moment nie ma jednak planów takiej zmiany, więc wszyscy reprezentanci spółek zobowiązanych do zgłaszania beneficjentów rzeczywistych powinni się postarać o posiadanie odpowiedniego podpisu elektronicznego.
