W ubiegły piątek, 12 lipca 2019 r. w życie weszła ustawa o dokumentach publicznych (dalej: ustawa)[1]. Obiła się ona szerokim echem w mediach głównie ze względu na wprowadzenie kar za tworzenie replik owych dokumentów mylnie utożsamianych z kserokopiami. W dzisiejszym blogu spróbuję przybliżyć kluczowe fragmenty nowej regulacji oraz przedstawić obecne stanowiska organów państwowych w tym przedmiocie.
Zgodnie z informacjami przedstawionymi przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (dalej: MSWiA), u podstaw wprowadzenia ustawy legła chęć ograniczenia liczby przestępstw związanych z wykorzystaniem fałszywych dokumentów. Są to przykładowo wyłudzenia kredytów i towarów, kradzieże tożsamości, a także sprzedaż kradzionych samochodów.
Ustawa określa m.in. kategorie dokumentów publicznych (w samej ustawie, bez uwzględnienia aktów wykonawczych - 44 pozycje, w tym: prawo jazdy, dowód osobisty, paszport, dowód rejestracyjny pojazdu, książeczka żeglarska, dokumenty wydawane przez urzędy stanu cywilnego, odpisy prawomocnych orzeczeń sądów, legitymacje funkcjonariuszy różnych służb), ich minimalne zabezpieczenia, zasady opracowywania wzorów dokumentów publicznych, obowiązki nałożone na emitentów dokumentów publicznych oraz mający powstać w przyszłym roku rejestr dokumentów publicznych.
Jednakże języczkiem uwagi stał się art. 58 ustawy, będący jednocześnie jej jedynym przepisem karnym.
Art. 58. Ustawy o dokumentach publicznych
Kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Jak można zaobserwować, ustawodawca wyraźnie wskazał, że sankcji podlega szereg działań dokonywanych na replice dokumentu publicznego. Aby prawidłowo ustalić, co kryje się pod pojęciem „repliki”, niezbędnym jest zapoznanie się z jej definicją zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 6 ustawy.
Art. 2 ust. 1 pkt 6. Ustawy o dokumentach publicznych
- Użyte w niniejszej ustawie określenia oznaczają:
6) replika dokumentu publicznego - odwzorowanie lub kopię wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany;
Repliką jest zatem kopia dokumentu publicznego o ustawowo sprecyzowanej wielkości, która posiada cechy autentyczności. Chodzi tu przede wszystkim o dokumenty kolekcjonerskie, które są łudząco podobne do oryginalnych np. dowodów osobistych czy też praw jazdy. Ustawa nie zalicza do replik dokumentów publicznych kserokopii lub wydruków tych dokumentów, wykonanych w związku z określonymi w odrębnych przepisach celami urzędowymi, służbowymi lub zawodowymi lub na użytek właściciela tych dokumentów.
W oficjalnym komunikacie wystosowanym przez MSWiA odnaleźć można, iż celem nowej regulacji nie jest karanie za wykonywanie kserokopii dokumentów. Istotnym jest jednak przy tworzeniu ewentualnych kopii/skanów, aby pamiętać o obowiązkach związanych z przetwarzaniem danych osobowych znajdujących się w dokumentach. Chodzi tu przede wszystkim o zasady określone w RODO[2].
W związku z powyższym, w przedmiotowej sprawie wypowiedział się także Urząd Ochrony Danych Osobowych (dalej: UODO)[3]. Słusznie wskazał, że przy sporządzaniu kopii dokumentów zawierających dane osobowe, należy ustalić podstawy prawne, które uzasadniają takie działanie oraz uczynić zadość zasadom przetwarzania danych osobowych, w tym zasadzie minimalizacji danych.
W bardzo wielu przypadkach kopiowanie dokumentów potwierdzających tożsamość prowadzi do pozyskiwania danych wykraczających poza zakres dopuszczalny przepisami prawa, na podstawie których działają dane podmioty. I w każdym przypadku, gdy np. przedsiębiorca sporządza kopię dokumentu tożsamości, Urząd Ochrony Danych Osobowych może badać, czy faktycznie jest uprawniony do przetwarzania aż takiego zakresu zawartych tam danych. Organ nadzorczy będzie zatem weryfikował czy zakres przetwarzanych danych jest ograniczony do tego co niezbędne do celów, dla których dane są przetwarzane – czy nie narusza zasady minimalizacji.[4]
Przy sporządzaniu kopii dokumentów zawierających dane osobowe pamiętać trzeba, że bardzo rzadko zdarza się, aby wszystkie zawarte w nich dane były niezbędne z punktu widzenia prowadzonej działalności. Przekładając to na grunt sportowo-rekreacyjny, we wszelkiego rodzaju wypożyczalniach sprzętu (kajaki, łódki, rowery), w celu zabezpieczenia interesów wypożyczalni wystarczy uzyskanie jedynie imienia, nazwiska, adresu zamieszkania lub numer dokumentu tożsamości bądź nr PESEL. Nie ma potrzeby dysponowania takimi informacjami jak wizerunek, imiona rodziców, adres zameldowania, płeć, data ważności dokumentu lub narodowość. Dysponowanie danymi „nadmiarowymi” może być potraktowane przez UODO, jako naruszenie.
Co więcej, przywołana wyżej zasada odnosi się również np. do zrzeszania zawodników np. w klubach, związkach, rejestracji na turniejach i innych imprezach. Każdorazowo, przed dokonaniem kopii całego dokumentu, w pierwszej kolejności warto określić, które dane są niezbędne, a następnie uzyskać wyłącznie owe dane. W przypadku konieczności potwierdzenia ich prawdziwości wystarczyć powinno przedłożenie do wglądu stosownego dokumentu publicznego.
Zwracam szczególną uwagę na respektowanie przepisów o ochronie danych osobowych w obszarze sportu, bowiem mają one zastosowanie do każdego podmiotu, który przetwarza dane tego typu. Tym samym, każdy z takich podmiotów podlegać może przewidzianym w RODO sankcjom.
Reasumując, nie każda kserokopia dokumentu publicznego będzie miała cechy autentyczności pozwalające na zakwalifikowanie jej jako replika, a tym samym stosowanie wobec niej przepisów ustawy o dokumentach publicznych. Jednakże należy pamiętać, iż niektóre z nich mogą taki charakter uzyskać. Ponadto, dokonując jakichkolwiek operacji na opisywanych dokumentach nie można zapominać, że są one przeważnie nośnikami danych osobowych, co aktualizuje w stosunku do nich szczególne obowiązki wynikające chociażby z RODO.
[1] Ustawa z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 53).
[2] https://www.gov.pl/web/mswia/wszystko-co-trzeba-wiedziec-o-ustawie-o-dokumentach-publicznych, dostęp: 16.07.2019r.
[3] https://uodo.gov.pl/pl/138/1097, dostęp: 16.07.2019r.
[4] Tamże.
