W obrocie gospodarczym ugruntowało się przekonanie, że jedynym i wystarczającym dokumentem w sprawie o zapłatę potwierdzającym dokonanie jakiejś transakcji, czyli zawarcia i zrealizowania umowy jest wystawiona faktura VAT. W większości przypadków bowiem, przedsiębiorcy nie przykładają uwagi do tego, że jako przyszli powodowie w procesie o zapłatę powinni przede wszystkim wykazać jaka była treść ich umowy z pozwanym dłużnikiem oraz udowodnić spełnienie własnego świadczenia wzajemnego.
Wskazać przede wszystkim należy, że faktury VAT są dokumentami prywatnymi. Dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie w nim zawarte (art. 245 KPC). Jeżeli na fakturze widnieje jedynie podpis osoby wystawiającej - dokument taki dowodzi tylko, że jego wystawca złożył oświadczenie o treści zawartej w fakturze. Nie stanowi natomiast ta faktura dowodu, że dłużnik jest zobowiązany w stosunku do wystawcy faktury w zakresie kwot wskazanych w jej treści, oraz że wystawca dokumentu wykonał świadczenia wskazane w fakturze. Takie okoliczności należy w postępowaniu sądowym wykazać innymi dowodami, bowiem uzyskanie efektu w postaci wyroku zasądzającego roszczenie dochodzone w pozwie jest nierozerwalnie połączone z wykazaniem szeregu okoliczności faktycznych, tj. faktu zawarcia umowy i jej postanowień, spełnienia świadczenia wzajemnego przy umowach wzajemnych (np. doręczenia towaru lub wykonania usługi), terminu wymagalności dochodzonego roszczenia itd.
W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjęto, że faktura stanowi powszechnie przyjęty dokument rozliczeniowy. Jej doręczenie umożliwia dłużnikowi podjęcie czynności mających na celu sprawdzenie, czy świadczenie jest zasadne, tak co do istnienia, jak i co do wysokości. Umożliwia również podjęcie czynności zmierzających do spełnienia świadczenia. Jednak należy pamiętać, że faktura jako dokument rozrachunkowy nie stanowi dowodu wykonania umowy w sposób uzasadniający żądanie zapłaty wynagrodzenia.
