Postępowanie kontrolne realizowane przez inspektorów pracy przebiega według ściśle określonej procedury przewidzianej w przepisach ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy. Znajomość zagadnień związanych z tym co może inspektor a co powinien przedstawiciel podmiotu kontrolowanego ma kluczowe znaczenie dla sprawnego przebiegu kontroli oraz uniknięcia zarzutu jej utrudniania.
Podjęcie właściwych działań przez inspektorów pracy względem kontrolowanych podmiotów – zwłaszcza pracodawców, jest możliwe dopiero po przeprowadzeniu postępowania kontrolnego. Jego celem jest dokonanie ustaleń faktycznych, zebranie niezbędnego materiału dowodowego oraz sporządzenie właściwej dokumentacji. Aby proces kontroli mógł być przeprowadzony, przepisy ustawy o PIP gwarantują inspektorom prawo do swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego. Jest to zrozumiałe ponieważ szereg czynności kontrolnych możliwych jest do przeprowadzenia tylko poprzez obecność inspektora pracy na terenie podmiotu kontrolowanego. Kontrole „z za biurka” nie są przez inspektorów praktykowane – choć kontakt telefoniczny z przedstawicielami podmiotów kontrolowanych jest rzeczą powszechna.
Warto podkreślić, że inspektor pracy jest upoważniony do swobodnego poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego bez obowiązku uzyskiwania przepustki oraz jest zwolniony od rewizji osobistej także w przypadku jeżeli przewiduje ją wewnętrzny regulamin podmiotu kontrolowanego.
W zależności od specyfiki kontroli – a właściwie jej problematyki, inspektor ma prawo oczekiwać od pracodawcy lub jego pełnomocnika przedstawienia rozmaitych dokumentów. Mogą one dotyczyć budowy, przebudowy jak również modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy, planów i rysunków technicznych dokumentacji technicznej i technologicznej, wyników ekspertyz badań oraz pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności podmiotu kontrolowanego. Obok dokumentacji technicznej i technologicznej inspektorzy mogą oczekiwać przedstawienia szeregu dokumentów związanych z szeroko rozumianą dokumentacją pracowniczą. Chodzi tu o akta osobowe zatrudnionych oraz wszelkich innych dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracy na innej podstawie niż stosunek pracy.
Inspektor pracy ma prawo przeprowadzać na terenie zakładu oględziny. Ma to szczególne znaczenie w przypadku kontroli w ramach których oceniane są aspekty technicznego bezpieczeństwa pracy. Przy okazji takich czynności inspektor może rejestrować procesy technologiczne przy użyciu np. aparatu fotograficznego.
Przedstawiciel podmiotu kontrolowanego ma obowiązek zapewnić inspektorom właściwe warunki oraz środki niezbędne do sprawnego przeprowadzania czynności kontrolnych. Obowiązkiem kontrolowanego pracodawcy jest więc nie tylko niezwłoczne przedstawienie żądanych dokumentów, materiałów oraz zapewnienie terminowego udzielania informacji. Niezbędne jest również udostępnianie urządzeń technicznych oraz w miarę możliwości oddzielnego pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem.
Z uprawnieniami kontrolnymi inspektora skorelowane są jak wiadomo obowiązki podmiotu kontrolowanego. Czy jednak kontrolowany jest wyłącznie obowiązany wobec inspektora – czy może ma również status podmiotu uprawnionego ?. Odnosząc się to tak postawionego pytania należy stwierdzić, że ponad wszelką wątpliwość wizyta inspektora w firmie nie oznacza, że pracodawca lub jego reprezentant jest ograniczony wyłącznie do wykonywania poleceń inspektora. W pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na uprawnienie do weryfikacji czy osoba podająca się za inspektora pracy faktycznie nim jest. Można zatem spokojne sprawdzić legitymację inspektorską.
W ramach kontroli warto zastosować zasadę czynnego udziału w postępowaniu – wywodzącą się z procedury administracyjnej. Inspektor powinien zatem nie tylko wymagać ale i zapewnić kontrolowanemu pracodawcy prawo do aktywnego udziału w kontroli – poprzez dyskusję, zadawanie pytań czy wyjaśnianie spornych kwestii na etapie zbierania dowodów – przed formalnym opracowaniem dokumentacji pokontrolnej. Branie czynnego udziału w procesie kontroli realizowanej przez inspektora pracy może mieć kluczowe znaczenie dla konsekwencji jakie mogą z postępowania kontrolnego dla pracodawcy wynikać. Należy bowiem mieć świadomość, że dokumentacja pokontrolna stanowi bazę i uzasadnienie dla wydanych w następstwie kontroli środków prawnych -w tym decyzji administracyjnych. Polemizując w trakcie kontroli z inspektorem oraz przedstawiając właściwe dowody na poparcie swoich twierdzeń można więc znacząco wpłynąć na przebieg kontroli i jej skutki.
Najważniejszym uprawnieniem podmiotu kontrolowanego jest oczywiście możliwość zapoznania się z protokołem pokontrolnym. Zapoznanie to nie wszystko – do dokumentacji inspektora można wnieść zastrzeżenia. Jak czytać protokół oraz jak wnosić skuteczne uwagi do jego treści omówię podczas kolejnej publikacji poświęconej zagadnieniom związanym z działalnością Państwowej Inspekcji Pracy. Etap zapoznawania się z dokumentacją – często niestety pomijany przez pracodawców jest zbyt ważny aby potraktować go w sposób pobieżny. Skutecznie wniesione zastrzeżenia mogą bowiem całkowicie odmienić losy kontroli – oczywiście na korzyść podmiotu kontrolowanego.
