Jednym z rozwiązań, które miały usprawnić działalność przedsiębiorstw w trakcie pandemii było wprowadzenie tzw. pracy zdalnej. Obecne brzmienie ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych wskazując na definicję pracy zdalnej, precyzuje że „W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).” (tak art. 3 ust. 1 w/w ustawy).
Zgodnie z rozwiązaniami ustawy covidowej wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych (tak art. 3 ust. 3 ustawy). Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca (tak art. 3 ust. 4 ustawy). Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (tak art. 3 ust. 5 ustawy). Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania (tak art. 3 ust. 6 ustawy). Ustawodawca precyzuje tu jedynie, że pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu, o którym mowa w ust. 6 (tak art. 3 ust. 7 ustawy). Ponadto Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej (tak art. 3 ust. 7 ustawy).
Przyjęte przez prawodawcę rozwiązania kojarzą się więc z przewidzianą w Rozdziale II B Kodeksu pracy telepracą, ale są to dwie różne instytucje prawne. Telepraca jest dobrowolną (umowną) formą wykonywania pracy regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca). Tymczasem tzw. praca zdalna może zostać pracownikowi narzucona odgórnie przez pracodawcę. Poza tym w przypadku telepracy ustawodawca zadbał o narzędzia wykonywania kontroli telepracy (tak art. 67 [14] Kodeksu pracy), podczas gdy w przypadku pracy zdalnej legislator ograniczył się do jedynie obowiązku prowadzenia ewidencji wykonanych czynności.
Pracodawca nie ma więc prawnych narzędzi aby dokonać inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji w przypadku pracy zdalnej. Ustawodawca ograniczył się jedynie do zalecenia, że w przypadku pracy na narzędziach lub materiałach niezapewnionych przez pracodawcę pracodawca zapewnił możliwość poszanowania i ochrony informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
To tajemnicze sformułowanie nie zostało rozwinięte, ale w celu zapewnienia wykonania powyższego zalecenia każdy pracodawca zarówno wprowadzając pracę zdalną, jak i telepracę winien dokonać kilku podstawowych czynności takich jak ocena posiadanych dokumentów zapewniających ochronę danych osobowych, czy zachowanie w poufności tajemnicy handlowej przedsiębiorstwa, zawieranych umów o zachowaniu poufności, czy wreszcie dokumentów wewnętrznych dot. korzystania z prywatnego wyposażenia w ramach wykonywania obowiązków służbowych (BYOD). To wymaga oczywiście wcześniejszego audytu, czy w/w rozwiązania stosowane są w firmie, ale to zagadnienie każdorazowo wymaga indywidualnych ustaleń z klientem, więc pozostaje poza ramami tego bloga.
