Idąc do pracy można spodziewać się, że obowiązki pracownicze będą wykonywane w ustalonych godzinach - w ramach przyjętego wcześniej harmonogramu czasu pracy. Jednak zdarzają się przypadki kiedy to zakończenie pracy będzie miało miejsce później niż wynika to ze znanych pracownikowi założeń, co wiąże się z koniecznością wykonania pracy nadliczbowej. Pracą taką jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca świadczona ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.
Pracodawca chcąc legalnie zlecić wykonanie pracy w godzinach nadliczbowych powinien mieć na względzie, że może to uczynić tylko w ściśle określonych przypadkach. Wynika to z tego, że praca ta wiąże się ze zwiększoną eksploatacją pracownika - a większy poziom zmęczenia ma istotny wpływ zarówno na jakość, wydajność pracy oraz bezpieczeństwo przy jej świadczeniu. Prawo pracy dopuszcza zatem możliwość zlecenia pracy nadliczbowej tylko w dwóch przypadkach – konieczności prowadzenia akcji ratowniczej oraz w ramach tzw. szczególnych potrzeb pracodawcy.
Mimo, iż przepisy prawa pracy w miarę kompleksowo normują zagadnienie pracy nadliczbowej – w tym związane z formą jej rekompensaty, nie odpowiadają na pytanie – w jakiej formie pracodawca może wydać polecenie zostania w pracy po godzinach. Brak stosownej regulacji może w praktyce powodować spory między pracodawcą a pracownikiem w zakresie skutecznego wydania polecenia pracy w godzinach nadliczbowych i tym samym obowiązku jej świadczenia.
Fakt, iż przepisy nie narzucają pracodawcy szczególnej formy w zakresie wydania polecenia wykonania dodatkowej pracy pozwala na przyjęcie, że dyspozycja w omawianym zakresie może być wydawana w formie praktycznie dowolnej. W wyroku z 14 maja 1998 r., I PKN 122/98 Sąd Najwyższy stwierdził, że polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga szczególnej formy. Powinno być ono wyraźne, ale, w ocenie sądu, takie polecenie może zostać wydane również w sposób dorozumiany. Jeżeli zatem przełożony jest obecny w pomieszczeniu (miejscu) w którym pracownik świadczy o pracę, widzi czy choćby tylko zauważa, że pracownik wykonuje pracę, nie reaguje na te fakty i milcząco je aprobuje, a co najmniej godzi się na nie, to takiemu zachowaniu przełożonego należy, zdaniem sądu, przepisać cechę prawidłowo wydanego polecenia dotyczącego wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych.
Najbardziej pewną formą wydania polecenia pracy nadliczbowej jest forma pisemna. Forma ta będzie miała co do zasady zastosowanie w przypadku gdy konieczność świadczenia dodatkowych zadań wynika ze szczególnych potrzeb pracodawcy. Trudno bowiem sobie wyobrazić, że pracodawca będzie sporządzał pisma zobowiązujące do pracy w nadgodzinach w sytuacji awaryjnej związanej z koniecznością podjęcia akcji ratowniczej. W przypadkach nagłych – w tym które dotyczą szczególnych potrzeb pracodawcy, jak najbardziej prawidłową formą polecenia pracy nadliczbowej jest forma ustna.
Należy pamiętać, że niezależnie od przyjętego sposobu poinformowanie pracowników o pracy nadliczbowej, polecenie nie może mieć formy propozycji – tylko wyraźnego zobowiązania pracowników do pozostania w pracy po godzinach.
Podsumowując, pracodawca może wydać polecenie wykonania pracy nadliczbowej w dowolnej formie. W grę wchodzą wszelkie dostępne formy komunikowania się – w tym telefoniczna, mailowa czy przy pomocy wiadomości sms. Pracownik, który w sposób skuteczny został poinformowany o obowiązku pozostania w pracy po godzinach nie może odmówić wykonania dodatkowej pracy – za wyjątkiem osób objętych szczególną ochroną – np. pracownic w ciąży. Zignorowanie prawidłowego polecenia wykonania pracy nadliczbowej może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej. W skrajnych przypadkach pracodawca będzie uprawniony do rozwiązania z opornym podwładnym umowy o pracę – w tym w trybie dyscyplinarnym.
