Zgodnie z rozwiązaniami przyjętymi w ustawie o rachunkowości podmioty zobowiązane do zatwierdzenia sprawozdania finansowego mają zrealizować ten obowiązek w ciągu 6 miesięcy od dnia kończącego ich rok obrotowy. W związku z tym, że rok obrotowy większości jednostek organizacyjnych pokrywa się z rokiem kalendarzowym, terminem na zatwierdzenie sprawozdania finansowego będzie najczęściej 30 czerwca roku następującego po roku obrotowym.
Od momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego kierownicy jednostek organizacyjnych mają 15 dni na zgłoszenie dokumentów finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego. Można jednak wyobrazić sobie sytuację, w której sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w ustawowym terminie. Jak w takiej sytuacji powinien zachować się kierownik jednostki, aby zadośćuczynić wszystkim nałożonym na niego, ustawowym, obowiązkom ?
Odpowiedź na to pytanie jest o tyle ważna, że zasadniczo, kierownik jednostki organizacyjnej, który nie składa w wyznaczonym terminie sprawozdania finansowego do właściwego rejestru sądowego, ponosi za to odpowiedzialność karną na podstawie art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości.
Na szczęście, ustawodawca przewidział taką sytuację. W okoliczności, w której sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od końca roku bilansowego, termin na złożenie sprawozdania do rejestru sądowego został wyznaczony w inny sposób. Zgodnie z art. 69 ust. 2 kierownik jednostki ma obowiązek złożenia sprawozdania w terminie 15 dni od dnia upłynięcia terminu na zatwierdzenie sprawozdania finansowego. Następnie, po nieterminowym zatwierdzeniu sprawozdania, w ciągu 15 dni od jego dokonania kierownik ma obowiązek złożyć sprawozdanie finansowe do rejestru sądowego ponownie, wraz z pozostałymi dokumentami finansowymi, które w standardowych okolicznościach składałby razem ze sprawozdaniem finansowym.
Wyżej opisane regulacje wskazują na bardzo istotną uwagę kierowaną do kierowników jednostek organizacyjnych zobowiązanych do składania sprawozdań finansowych do KRS: Nie zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez właściwe organy, nie zwalnia z obowiązku złożenia go do rejestru. W przypadku, gdy kierownik nie wykona swojego obowiązku, naraża się na karę grzywny lub ograniczenia wolności, gdyż niezłożenie sprawozdania w wyżej opisanych okolicznościach, również wyczerpuje znamiona deliktu opisanego w art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości.
