Popularnym zapisem zamieszczanym w umowach zawieranych na czas określony, jest tzw. klauzula prolongacyjna. Przewiduje ona przedłużenie okresu obowiązywania umowy po zakończeniu pierwotnie przewidzianego okresu, następujące w wyniku złożenia odpowiedniego oświadczenia przez jedną ze stron lub w wyniku niezłożenia przez uprawnioną stronę oświadczenia o wypowiedzeniu umowy w odpowiednim terminie. W związku z tym że w klauzuli prolongacyjnej zawsze jest mowa o dodatkowych oświadczeniach woli, należy postawić pytanie, w jakiej formie powinny zostać złożone oświadczenia o przedłużeniu umowy lub wypowiedzeniu, aby wywoływały skutki przewidziane w przedmiotowej klauzuli.
Do czynienia mamy więc z klauzulami nazywanymi opt in albo opt out. W pierwszej z nich wymagane jest oświadczenie uprawnionej strony, aby umowa została przedłużona zgodnie z treścią klauzuli prolongacyjnej, a w drugiej z nich wymagane jest oświadczenie o wypowiedzeniu umowy, aby umowa nie przedłużyła się w sposób automatyczny.
Zarówno w przypadku klauzuli prolongacyjnej opt in, jak i opt out uwagi odnośnie formy oświadczenie o wypowiedzeniu umowy lub przedłużeniu umowy będą miały taki sam charakter. Do obu tych oświadczeń zastosowanie znajdzie art. 77 Kodeksu cywilnego.
Przede wszystkim Strony w klauzuli prolongacyjnej lub innym postanowieniu pierwotnej umowy mogą ustalić formę dla oświadczenia o wypowiedzeniu umowy lub oświadczenia o jej przedłużeniu. Strony mogą ustalić dowolną formę jeśli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej. Natomiast jeśli umowa została zawarta w formie szczególnej Strony muszą jako formę dla opisywanych wyżej oświadczeń ustalić taką samą formę szczególną lub formę ,,wyższą”.
Art. 77 KC znajdzie szczególne zastosowanie do sytuacji w której Strony nie ustaliły żadnej formy dla omawianych oświadczeń. Zgodnie z §1 tego przepisu należy zaznaczyć, że oświadczenia o uzupełnieniu lub zmianie umowy wymagają zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia. Natomiast, zgodnie z §2 jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej do jej zmiany lub uzupełnienia oświadczenia będą wymagały zachowania przynajmniej formy dokumentowej (przy czym zachowanie tej formy wymagane będzie jedynie dla celów dowodowych).
W związku z powyższym, podsumowując powyższe rozważania można stwierdzić, że w stosunku do oświadczeń stron wymaganych przez klauzule prolongacyjne, zarówno w ich wersjach opt in, jak i opt out, w zakresie formy stosuje się te same przepisy, co w stosunku do aneksów zmieniających i uzupełniających umowy.
