Członek zarządu klubu sportowego działającego w formie stowarzyszenia rejestrowanego w Krajowym Rejestrze Sądowym może zawierać umowy z tym klubem. W aktualnym stanie prawnym brak jest ku temu przeszkód. Najistotniejsze jednak jest, żeby robić to poprawnie i w zgodzie z przepisami. A z tym - jak pokazuje praktyka, wciąż bywa różnie.
Skąd biorą się trudności i problemy przy zawieraniu umów z członkami zarządu?
Podstawowa trudność może wynikać ze szczególnych zasad reprezentacji klubu sportowego przy zawieraniu umów z członkami zarządu. Zasady te mają swoje źródło w art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 roku – Prawo o stowarzyszeniach, który stanowi, że: W umowach między stowarzyszeniem a członkiem zarządu oraz w sporach z nim stowarzyszenie reprezentuje członek organu kontroli wewnętrznej wskazany w uchwale tego organu lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków (zebrania delegatów).
Weźmy pod uwagę fakt, że sama ustawa Prawo o stowarzyszeniach została uchwalona w 1989 roku. Artykuł 11 ust. 4 został do niej natomiast wprowadzony w 2016 roku, zatem przepis ten możemy uznać jeszcze za stosunkowo „młody”. I być może w tym należy upatrywać źródła tego, że przedmiotowa regulacja nie jest jeszcze powszechnie znana i stosowana w klubach sportowych funkcjonujących w oparciu o przepisy Prawa o stowarzyszeniach.
Do których umów z członkiem zarządu stosujemy szczególne zasady reprezentacji klubu sportowego?
Artykuł 11 ust. 4 ustawy Prawo o stowarzyszeniach stosujemy do każdej umowy zawieranej z członkiem zarządu klubu sportowego działającego w formie stowarzyszenia. Brak jest aktualnie jakichkolwiek wyjątków ustanawiających szczególny katalog umów zwolnionych z reguł ustanowionych we wskazanej regulacji prawnej.
W związku z powyższym, szczególne zasady reprezentacji należy stosować zarówno przy umowach zawieranych w związku z pełnioną funkcją członka zarządu, jak również przy wszystkich innych umowach niemających takiego związku. Do tych drugich możemy zaliczyć przede wszystkim te umowy, na podstawie których członek zarządu zobowiązuje się do świadczenia określonych usług na rzecz klubu, na przykład usług trenerskich.
Dwa warianty reprezentacji klubu sportowego
Przywołana wyżej regulacja art. 11 ust. 4 ustawy Prawo o stowarzyszeniach przewiduje dwa możliwe sposoby reprezentacji klubu sportowego działającego w formie stowarzyszenia przy zawieraniu umów z członkiem zarządu. Wybór każdorazowo należy do klubu sportowego.
Pierwszy sposób opiera się na wskazaniu przez organ kontroli wewnętrznej (najczęściej komisja rewizyjna) swojego członka - przedstawiciela, który będzie reprezentował klub sportowy w umowie z członkiem zarządu. W tym celu organ kontroli wewnętrznej zobowiązany jest podjąć uchwałę.
Drugi sposób natomiast sprowadza się do powołania pełnomocnika przez najwyższy organ – walne zebranie członków klubu sportowego. Również i w tym przypadku konieczne jest podjęcie stosownej uchwały.
W jednym i drugim przypadku zatem konieczne jest podjęcie uchwały przez właściwy organ i powołanie albo przedstawiciela (w przypadku organu kontroli wewnętrznej) albo pełnomocnika (w przypadku walnego zebrania członków). Sama uchwała powinna wskazywać co najmniej osobę ze wskazaniem jej imienia i nazwiska oraz zakres przyznanych jej kompetencji.
Zakres ten sprowadzać się musi wyłącznie do umocowania do zawierania umów z członkiem zarządu klubu sportowego. Każdorazowo jednak zakres tego umocowania może się różnić i być szerszy lub węższy stosownie do potrzeb klubu sportowego. Możliwy jest zarówno wariant, w którym umocowanie do zawierania umów będzie szerokie i obejmowało swoim zakresem umocowanie do wszelkich umów z potencjalnie wszystkimi członkami zarządu, jak również wariant w którym umocowanie będzie bardzo wąskie i sprowadzać się wyłącznie do zawarcia konkretnej umowy z konkretnym członkiem zarządu.
Wybór przedstawiciela przez organ kontroli wewnętrznej czy pełnomocnika przez walne zebranie członków?
Obydwa sposoby są równorzędne i mogą być stosowane w zależności od konkretnego przypadku czy potrzeb danego klubu sportowego.
Warto jednak wspomnieć, że opcja wyboru przedstawiciela przez organ kontroli wewnętrznej może być zdecydowanie szybsza i wygodniejsza. Organ kontroli wewnętrznej (komisja rewizyjna) ze swojej natury działa bardziej elastycznie i może podjąć stosowną uchwałę niemal z dnia na dzień. Może mieć to znaczenie zwłaszcza w sytuacjach nagłych, w których czas i sprawne zawarcie umowy z danym członkiem zarządu mogą rzutować na prawidłowe funkcjonowanie klubu sportowego.
Z kolei drugi wariant sprowadzający się do powołania pełnomocnika przez walne zebranie członków mógłby wiązać się z koniecznością oczekiwania na coroczne zwyczajne walne zebranie członków lub zwołania nadzwyczajnego zebrania. Należy pamiętać, że nawet w przypadku nadzwyczajnego walnego zebrania, poprawność jego zwołania również naznaczona jest zazwyczaj m.in. odpowiednimi terminami wynikającymi ze statutu. A to z kolei determinuje wydłużenie oczekiwania na pełnomocnika zdatnego do reprezentacji klubu sportowego przy zawarciu umowy z członkiem zarządu.
Podsumowując, kluby sportowe działające w formie stowarzyszenia w celu prawidłowego zawierania umów z członkami zarządu muszą pamiętać w szczególności o art. 11 ust. 4 ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Znajomość tej regulacji pozwoli na zapobieganie negatywnym praktykom. Chodzi tu zwłaszcza o zawieranie umów „z samym sobą” w sytuacjach, gdy ta sama osoba występuje jako osoba reprezentująca klub sportowy i jako osoba z którą zawierana jest umowa.
