Walne zebranie członków klubu sportowego działającego w formie stowarzyszenia rejestrowanego w KRS jest jego najwyższą władzą i najważniejszym organem. To właśnie walne decyduje o kluczowych dla klubu sprawach, na czele z wyborem i odwoływaniem władz klubu, zmianami statutu czy rozwiązaniem klubu. Dlatego tak ważne jest prawidłowe zwołanie walnego. To klucz do tego, aby walne mogło procedować i podejmować decyzje zgodnie z prawem.
Gdzie szukać zasad zwoływania walnego zebrania członków?
Niespodzianką może być to, że reguł zwoływania walnego zebrania członków nie znajdziemy w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności w ustawie z dnia 7 kwietnia 1989 roku – Prawo o stowarzyszeniach. Wszelkie zasady związane ze zwołaniem walnego powinny znaleźć się w najważniejszym dokumencie klubu, jego „konstytucji” – czyli w statucie. Już to sprawia, że w poszczególnych klubach sportowych zasady zwoływania walnego mogą być zupełnie różne, co nie oznacza jednak, że niezgodne z prawem.
Niemniej jednak, aby zadbać o prawidłowość procedury zwołania walnego, każdy statut powinien zawierać co najmniej następujące informacje:
- jak często walne może być zwoływane;
- rodzaje walnego (zwyczajne/nadzwyczajne);
- który organ odpowiada za zwołanie walnego;
- w jaki sposób powiadamia się członków o walnym (przede wszystkim z jakim wyprzedzeniem, w jakiej formie);
- które podmioty są uprawnione do wnioskowania o zwołanie nadzwyczajnego walnego i w jakiej odbywa się to procedurze;
- określenie konsekwencji za niedopełnienie obowiązków, w jednym z powyższych zakresów.
Zwyczajne walne zebranie członków
Walne zebranie członków może pracować jako zwyczajne lub nadzwyczajne. Warto je rozróżnić, bo sposób ich zwoływania zawiera istotne odrębności. Oczywiście szczegóły z tym związane powinny znaleźć odzwierciedlenie w statucie klubu.
Termin zwołania zwyczajnego walnego zebrania członków powinien być jasno określony w statucie. Najczęściej jest ono zwoływane raz do roku jako walne sprawozdawcze. Ma to związek z koniecznością spełnienia obowiązków związanych z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności.
Zwyczajne walne może też być zwoływane jako wyborcze. Jego nadrzędny cel sprowadza się wówczas do dokonania wyboru wybieralnych władz klubu (zarząd, komisja rewizyjna). Termin jego zwołania determinowany jest długością kadencji władz (np. w przypadku 4-letniej kadencji, walne wyborcze zwoływane jest raz na cztery lata).
Zwołania zwyczajnego walnego dokonuje najczęściej zarząd klubu. W tym celu powinien powiadomić członków klubu co najmniej o miejscu, terminie i porządku obrad w sposób i w formie określonych w statucie.
Dobrą praktyką spotykaną w statutach klubów jest „zabezpieczenie” się na wypadek, gdy organ zobowiązany do zwołania zwyczajnego walnego (najczęściej zarząd) nie realizuje swojego obowiązku. W takiej sytuacji zwykle przyznaje się kompetencje do zwołania walnego bezpośrednio przez inny organ (najczęściej komisja rewizyjna).
Nadzwyczajne walne zebranie członków
Nadzwyczajne walne (jak już wskazuje sama nazwa) może zostać zwołane poza terminami zwyczajnego walnego, czyli po prostu wtedy, gdy zachodzi taka potrzeba. Chodzi zwłaszcza o takie sytuacje, kiedy to należy w trybie pilnym podjąć decyzję, która wymaga uchwały walnego zebrania członków.
W przypadku nadzwyczajnego walnego jego zwołania nadal przeważnie dokonuje zarząd klubu w trybie jak przy zwołaniu zwyczajnego walnego. Co jednak charakterystyczne dla nadzwyczajnego walnego - często przewiduje się katalog podmiotów uprawnionych do wystąpienia do zarządu z inicjatywą zwołania nadzwyczajnego walnego. Zwołanie nadzwyczajnego walnego może się bowiem odbyć nie tylko z inicjatywy samego zarządu, ale również na wniosek komisji rewizyjnej lub na wniosek określonej liczby członków zwyczajnych klubu. W razie bierności zarządu i nieuwzględniania wniosków uprawnionych podmiotów, również w tym przypadku dobrą praktyką jest przyznanie kompetencji do zwołania nadzwyczajnego walnego bezpośrednio przez inny organ (najczęściej komisja rewizyjna).
Co również istotne, w statutach wielu klubów można znaleźć zapis, zgodnie z którym „nadzwyczajne walne może obradować wyłącznie nad sprawami, dla których zostało zwołane”. To bardzo ważne, gdyż próba zmiany porządku obrad i wprowadzenie do niego sprawy, której nie przewidziano w zawiadomieniu o zwołaniu nadzwyczajnego walnego nie będzie możliwa już podczas odbywającego się nadzwyczajnego walnego.
Podsumowując, prawidłowe zwołanie walnego zebrania członków w klubie sportowym wymaga przede wszystkim uważnej lektury statutu klubu i postępowania zgodnie z zawartymi tam zasadami. Poprawnie sporządzony statut powinien zawierać wszystkie niezbędne informacje do zwołania walnego w sposób niebudzący wątpliwości.
