Nieuchronnie zbliżamy się do końca czerwca, który dla większości podmiotów wpisanych do Rejestru Przedsiębiorców KRS jest terminem na zatwierdzenie sprawozdania finansowego. Natomiast od dnia zatwierdzenia sprawozdania biec zaczyna kolejny termin, czyli 15 dni na zgłoszenie dokumentów finansowych, ze sprawozdaniem finansowym na czele, do Krajowego Rejestru Sądowego.
Dla wielu podmiotów podstawowym zestawem składanych dokumentów będzie sprawozdanie finansowe oraz uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Dla znacznej części zgłaszających, zgłaszanym dokumentem będzie również sprawozdanie z działalności. Wszystkie trzy dokumenty (dwa sprawozdania i uchwała) składane są do KRS przy użyciu systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości – Repozytorium Dokumentów Finansowych. W związku z tym ustawodawca w ustawie o rachunkowości oraz ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym przewidział szczególne formy w jakich mają być składane powyższe dokumenty.
O formie składanego sprawozdania finansowego rozstrzyga ustawa o rachunkowości. Zgodnie z art. 45 ust. 1f tej ustawy sporządza się je w formie elektronicznej oraz podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (w innych ustawach nazywanym podpisem zaufanym). Dodatkowo, sprawozdanie finansowe podmiotów wpisanych do Rejestru Przedsiębiorców KRS powinno zostać sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych – co wynika z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości.
Ustawa o rachunkowości w art. 49 ust. 7 przewiduje specjalną formę sprawozdania z działalności jedynie dla sprawozdań z działalności podmiotów wpisanych do Rejestru Przedsiębiorców KRS. Formą tą jest formą elektroniczna. Tak sporządzony dokument powinien zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (podpisem zaufanym). Mimo takiej regulacji ustawy o rachunkowości należy stwierdzić, że właściwie każde sprawozdanie z działalności powinno być sporządzone w formie elektronicznej, gdyż art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym nie przewiduje możliwości złożenia jedynie kopii sprawozdania z działalności do Repozytorium Dokumentów Finansowych (jak robi to w przypadku innych dokumnetów).
Inaczej niż ze sprawozdaniami, ma się sytuacja formy uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Ustawa o rachunkowości nic nie wspomina o wymaganej formie takiego dokumentu. Natomiast zgodnie z ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym i jej art. 19e, uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokryciu straty nie muszą być składane w Repozytorium Dokumentów Finansowych w oryginałach, a jedynie w kopiach podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (podpisem zaufanym) przez osobę składającą dokumenty (przez kierownika jednostki lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata). W związku z takim rozwiązaniem należy przyjąć, że uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty może być sporządzona w zwykłej formie pisemnej, a do Repozytorium Dokumentów Finansowych mogą zostać złożone jej skany podpisane we właściwy sposób przez osoby do tego uprawnione.
Na podstawie powyższych uwag należy odnotować, że przed złożeniem dokumentów finansowych w systemie teleinformatycznym koniecznym jest upewnienie się czy wszystkie zostały sporządzone w formie przewidzianej przez ustawodawcę w ustawach o rachunkowości oraz o Krajowym Rejestrze Sądowym. Sprawdzenie takie jest istotne w związku z tym, że w przypadku podjęcia próby złożenia dokumentu w nieprawidłowej formie system może odrzucić taki dokument, co spowoduje wydłużenie całego procesu składania dokumentacji, a w konsekwencji nawet do upłynięcia terminu na realizację obowiązku jej zgłoszenia.
