Wykonywanie pracy nie zawsze odbywa się zgodnie z założeniami przyjętymi przez pracodawcę. Tam gdzie popełniane są przewinienia porządkowe, pracodawca może ukarać podwładnego karą porządkową – upomnienia, nagany lub karą pieniężną. Przed nałożeniem kary zawsze trzeba dać pracownikowi możliwość wypowiedzenia się co do stawianych mu zarzutów. W praktyce wysłuchanie pracownika nie zawsze jest jednak częścią procedury nakładania kary porządkowej.
Praca wykonywana na podstawie umowy, czy mówiąc szerzej – stosunku pracy, jest dobrowolnie podporządkowana. Nie oznacza to jednak, że pracownik może ją wykonywać na zasadach dowolnych. Podstawowym obowiązkiem pracowniczym jest bowiem wykonywanie pracy w sposób sumienny i staranny oraz stosowanie się do poleceń przełożonych – o ile dotyczą umówionej pracy i nie są sprzeczne z prawem. Im więcej własnej, nieskonsultowanej z pracodawcą „inwencji” w ramach szeroko rozumianego procesu pracy – tym większe ryzyko popełnienia przewinienia porządkowego.
Typowe nieprawidłowości w postępowaniu pracowników, jakie mogą się przydarzyć w pracy dotyczą naruszenia ustalonej organizacji pracy, nieprzestrzegania przepisów bhp, opuszczania miejsca pracy bez usprawiedliwienia czy stawienia się do pracy „pod wpływem” lub spożywanie alkoholu w firmie. Popełnienie każdego z powyższych uchybień daje pracodawcy podstawę do uruchomienia procedury nałożenia kary porządkowej, uregulowanej w przepisach art 108 – 113 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Powszechną praktyką jest podjęcie decyzji o nałożeniu kary porządkowej na pracownika oraz zakomunikowanie jej zainteresowanemu, bez umożliwienia mu wypowiedzenia się co do zarzucanego przewinienia. Tym czasem przepis art 109 § 2 kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, że kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Problem w tym, że z kodeksu pracy nie wynika jaką formę powinno mieć takie wysłuchanie. Czy musi to być bezpośrednia rozmowa między pracodawcą – lub osobą wyznaczoną do wysłuchania pracownika ? – czy może wystarczające jest umożliwienie pracownikowi przesłanie maila lub ustosunkowanie się do zarzutów w formie pisemnej ?.
Odnosząc się do powyższych wątpliwości warto odwołać się do potocznego znaczenia słowa „wysłuchanie”. Co do zasady wysłuchanie – kogoś lub czegoś, może nastąpić tylko przy pomocy słuchu. Żaden inny zmysł – np. wzrok nie daje z oczywistych względów możliwości słuchania. Tym samym na gruncie pracowniczej odpowiedzialności porządkowej należy uznać, że przepis art 109 § 2 kp wprowadza wymóg stworzenia pracownikowi sytuacji i warunków, w których będzie mógł on osobiście, za pomocą mowy ustosunkować się do stawianych mu zarzutów. Trudno bowiem mówić o „wysłuchaniu” treści przekazanych pracodawcy w formie pisemnej. Wymogu wysłuchania nie spełni również mailowe oświadczenie pracownika. Natomiast w wyjątkowych okolicznościach pracownik ma prawo zrezygnować ze złożenia wyjaśnień – ponieważ nie jest to jego obowiązek, lub przyjąć formę zastępczą wypowiedzenia się, bardziej dla niego komfortową jaką może być np. korespondencja elektroniczna.
Podsumowując – pracodawca nie powinien traktować wysłuchania pracownika jako czynności zbędnej, zakładając że nie wniesie nic istotnego do sprawy. Nawet jeżeli decyzja o ukaraniu zapadła – to należy przed jej ostatecznym zakomunikowaniem umożliwić zatrudnionemu złożenie wyjaśnień w formie ustnej. W przeciwnym razie kara porządkowa będzie nałożona w sposób wadliwy – co daje możliwość jej skutecznego uchylenia przed sądem pracy.
