Nadchodzi okres związany z końcem roku obrotowego oraz 6-miesięcznym terminem na zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników w celu rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania z działalności zarządu i sprawozdania finansowego w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, gdzie ustalono że rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Wobec powyższego chciałabym poruszyć kwestie związane z ustaleniem czasu na jaki powoływany jest zarząd spółki, czyli kadencji zarządu i związanego z tym pojęcia mandatu członka zarządu. W zależności od tego, jakie postanowienia w tym zakresie zawiera umowa spółki, może bowiem okazać się, że przy okazji odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe należy również powołać członków zarządu na kolejną kadencję. Niedopilnowanie tego obowiązku może bowiem doprowadzić do sytuacji, w której spółka nie będzie posiadała organu uprawnionego do jej reprezentowania, a tym samym doprowadzić do nieważności czynności prawnych podjętych przy wadliwej reprezentacji.
W pierwszej kolejności należy rozróżnić pojęcie „kadencji” oraz „mandatu”. Jako „kadencję” należy rozumieć okres, na jaki członek zarządu zostaje powołany do pełnienia funkcji (zgodnie z postanowieniami umowy spółki), natomiast „mandat” stanowi uprawnienie do realizowania w danym czasie funkcji członka organu. Należy przy tym zwrócić uwagę na fakt, iż o statusie bycia członkiem zarządu zawsze decyduje wyłącznie posiadanie mandatu.
W przypadku kadencji zarządu - w braku odmiennych postanowień umowy spółki zasadą jest kadencyjność poszczególnych członków zarządu (czyli tzw. zasada kadencji indywidualnych), nie zaś kadencyjność całego zarządu. Wówczas bieg kadencji odnosi się do każdego z członków zarządu indywidualnie co w praktyce może oznaczać wygaśnięcie mandatów poszczególnych członków zarządu w innym terminie. Jak stanowi natomiast art. 202 § 3 KSH „jeżeli umowa spółki przewiduje, że członków zarządu powołuje się na okres wspólnej kadencji, mandat członka zarządu powołanego przed upływem danej kadencji zarządu wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej”.
Umowa spółki może, ale nie musi zawierać uregulowania odnośnie okresu na jaki członek zarządu zostaje powołany. Należy rozróżnić więc następujące możliwości:
- powołanie członka zarządu na okres do jednego roku – wówczas zgodnie z art. 202 § 1 KSH mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji przez członka zarządu,
- powołanie członka zarządu na okres powyżej roku - wówczas zgodnie z art. 202 § 2 KSH mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji przez członka zarządu,
- brak oznaczenia długości kadencji zarządu w umowie spółki – jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, wówczas zastosowanie ma reguła wskazana w pkt 1.
Mając na uwadze powyższe, warto odpowiednio sformułować zapisy umowy spółki w zakresie ustalenia kadencji zarządu oraz momentu wygaśnięcia mandatów członków zarządu, a także monitorować powołanie członków zarządu w stosownym czasie, by w przyszłości uniknąć sytuacji, w których spółka będzie pozbawiona właściwie umocowanego organu do prowadzenia jej spraw i reprezentacji.
