W pierwszej kolejności należy wskazać, że w odróżnieniu od prowadzenia spraw spółki, które polega na podejmowaniu działań w wewnętrznej sferze spółki, reprezentacja oznacza działalność na zewnątrz spółki – wobec osób trzecich. Reprezentacja może oznaczać zawarcie umowy, wytoczenie powództwa, złożenie oferty, czyli szeroko pojęte składanie, ale także przyjmowanie oświadczeń woli w imieniu wspólników spółki. Wypada zaznaczyć, że w przypadku spółki cywilnej reprezentacja to działanie właśnie w imieniu pozostałych wspólników, w zakresie prowadzonej wspólnie działalności.
Zasady reprezentacji spółki cywilnej określa art. 866 kodeksu cywilnego stanowiący, że każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich uprawniony jest do prowadzenia jej spraw. Ze względu na fakt, że przepisy kodeksu cywilnego mają charakter względnie obowiązujący spółka cywilna może funkcjonować w inny sposób – odstępstwo od tej zasady może być bowiem przewidziane w umowie spółki lub uchwale wspólników. Umową lub uchwałą można zatem wyłączyć niektórych wspólników od reprezentowania spółki i powierzyć reprezentację tylko niektórym lub jednemu wspólnikowi. Prawo reprezentowania spółki może zostać również powierzone osobie trzeciej na podstawie pełnomocnictwa.
Jak już wyżej wskazano, jeśli umowa spółki lub uchwała wspólników nie stanowi inaczej, zasady reprezentacji są takie same jak przy prowadzeniu spraw spółki. Stwierdzić zatem można, że prawo do reprezentacji jest w spółce cywilnej powiązane z prawem do prowadzenia spraw spółki. Odnosząc się natomiast do zasad prowadzenia spraw spółki, przepisy kodeksu cywilnego w aktualnym brzmieniu wskazują na następujące uregulowania:
- każdy wspólnik jest uprawniony do prowadzenia spraw spółki,
- każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników prowadzić sprawy, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki. Jeżeli jednak przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się jej prowadzeniu, potrzebna jest uchwała wspólników,
- każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników wykonać czynność nagłą, której zaniechanie mogłoby narazić spółkę na niepowetowane straty.
Warto również przypomnieć, że w odróżnieniu od spółek handlowych, zasady reprezentacji spółki cywilnej nie są umieszczone w żadnym publicznym rejestrze, dlatego też ciężko jest ustalić aktualnie obowiązujące zasady reprezentacji, jak również ocenić czy dana czynność przekracza zakres czynności zwykłej. W związku z tym, w przypadku dokonywania czynności z kontrahentem będącym spółką cywilną warto dla bezpieczeństwa zadbać przede wszystkim o wgląd do aktualnej umowy spółki oraz o podpisy wszystkich wspólników np. pod zawartą umową.
